DOCUMENTO, DEFINICIÓN, CONCEPTO Y TIPOLOGIA, INFORMACION

Cuando se piensa sobre el concepto o la definición apropiada del documento, se logra materializar en una sola visión contemporánea del mismo "conjunto que materializa el conocimiento humano, constituyendo el patrimonio documental de una organización o persona a través del tiempo", con el objeto de garantizar su historia, sus decisiones o su posición frente a hechos que han marcado su trascendencia.

Pero esto es una mirada un poco racionalista del concepto. Miremos ahora una serie de definiciones teóricas del concepto:

• "todo escrito que sirve de prueba o información" (Diccionario Robert)
• "todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba." (Union Française d'Organismes de Documentation)
• "todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa" (Martínez Comenche)
• "Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación" Norma UNE 50-113-92/1; en tendiendo Documentación como "Recogida y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión".
• Cruz Mundet definirá documento en base a el diccionario de terminología Archivística: " La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta".
• Antonia Heredia lo va a definir de varias formas:
  "En un sentido amplio es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: (libros, revistas, fotografías, filmes, microfilmes etc.)"
  "En un sentido más concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho."

Los Documentos

Información

La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos. La información permanece intangible hasta que está representada en una manera formal como datos procesados. Cuando la información está representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.
Información en sentido más estricto es un conjunto de datos o noticias referidas a un asunto o
tema. Los datos aislados o inorgánicamente amontonados no son información.

“Conjunto de datos debidamente estructurados que transmiten conocimiento”

La información es conocimiento cuyo contexto da un sentido. Un documento contiene información registrada. Los datos son la representación de la información de una manera formalizada adecuada para comunicación, la interpretación y el proceso.

Documentos

La expresión documentos incluye todos los documentos que las instituciones o los individuos crean o reciben durante las transacciones administrativas y ejecutivas.

Los documentos mismos forman parte de tales transacciones o proporcionan pruebas de las mismas. Como pruebas, luego son mantenidos por aquellos, o en nombre de aquellos, que son responsables de las transacciones, los que mantienen los documentos para su propio uso futuro o para el uso de sus sucesores u otros que tengan interés legítimo en ellos. Aunque los documentos pueden tener finalmente un valor importante en la investigación, no son creados en interés de los archivólogos o de los investigadores futuros ni para la información de los mismos.

Documento de archivo

Documento, de acuerdo con el Diccionario de la lengua española, procede del latín documentum, y es “Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”; y en otra acepción, “Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”.

La definición que antecede apunta a los tres elementos que forman parte de los documentos archivísticos: soporte, medio e información. De manera general y muy amplia podría decirse que documento es la manifestación de una actividad humana fijada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad y está constituido por varios elementos:
• Soporte que es la parte física o material del mismo, que ha ido cambiando a través del tiempo. Los más antiguos conocidos son las placas de arcilla, el papiro, el pergamino, la vitela, el papel, las cintas y, los más modernos, hoy día, discos ópticos y otros soportes electrónicos.
• Información, el mensaje o noticia que el documento contiene que puede estar dispuesta de manera similar o no según la tipología documental.
• Medio o forma en que se registra la información en el soporte. A estos elementos deberá sumársele la razón de la creación o generación del documento para que adquiera la condición de archivístico.

Los documentos de archivo son todos los que, en determinadas circunstancias de su creación, constituyen elementos de prueba o de información, producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. No están aislados, conforman conjuntos orgánicos capaces de reflectar las actividades que se vinculan y los actos de quienes los producen en el cumplimiento e sus funciones. La condición de documento archivístico no está dada por el soporte en que se asiente ni el formato que adquiera sino por el origen orgánico o funcional de su producción.

En Perú, el Decreto que reglamenta la “Ley 25323 del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 5º expresa: ‘Documento archivístico es aquel que contiene una información de cualquier
fecha, forma o soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o
privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance
tecnológico’.

Glosario de términos bibliotecológicos y de Ciencias de la Información. Universidad de la Habana. [en línea]. Consultado 26 de julio de 2008. En línea: <http://www.uh.cu/facultades/fcom/portal/interes_glosa_terminos.htm>